Polityka prywatności
Zasady przetwarzania, wykorzystywania i ochrony danych osobowych osób korzystających z usług oraz strony internetowej Marta’s Wellness
Data ostatniej aktualizacji: 10 października 2026 r.
1. Administrator i zakres polityki
Administratorem danych osobowych jest Marta Chmiel, prowadząca działalność pod nazwą Marta’s Wellness, dalej „Gabinet”: Wandelboslaan 30, 5042 PD Tilburg, Holandia; KVK 92609848; BTW NL004964119B38. Kontakt w sprawach danych osobowych: martas.wellness@gmail.com, telefon +31 6 26656411 lub pisemnie na adres Gabinetu.
Polityka wyjaśnia przetwarzanie danych w związku z kontaktem, rezerwacjami, usługami stacjonarnymi i online, ankietami, voucherami, programem lojalnościowym, rozliczeniami, reklamacjami, newsletterem oraz korzystaniem ze strony www.martaswellness.com. Stosujemy RODO, określane również jako GDPR lub AVG, holenderską ustawę UAVG oraz właściwe przepisy holenderskie.
Warunki usług określa regulamin. Akceptacja regulaminu lub zapoznanie się z tą polityką nie oznacza zgody na marketing ani przetwarzanie danych o zdrowiu. Zgody wymagające odrębnej decyzji zbieramy osobno.
2. Jakie dane otrzymujemy i skąd
Dane uzyskujemy przede wszystkim od klienta: przy rezerwacji, w korespondencji, podczas wizyty lub sesji, w ankiecie i przy zapisie do newslettera. Są to, zależnie od sprawy, imię i nazwisko, dane kontaktowe, wybrana usługa i termin, ustalenia dotyczące wizyty, informacje o płatności, dane do faktury, numer i rozliczenie vouchera, zapis uczestnictwa w programie lojalnościowym, treść reklamacji oraz dane dotyczące zgód. W przypadku osoby niepełnoletniej przetwarzamy także niezbędne dane przedstawiciela ustawowego i informacje pozwalające potwierdzić jego uprawnienie do działania.
Informacje o zdrowiu zbieramy wyłącznie w niezbędnym zakresie opisanym w punkcie 4. Podczas kontaktu przez komunikator lub media społecznościowe otrzymujemy także nazwę profilu oraz informacje przekazane w wiadomości. Nie traktujemy publicznego profilu jako zgody na wykorzystanie jego treści do dowolnych celów.
Jeżeli kupujący voucher lub osoba dokonująca rezerwacji dla kogoś innego podaje dane tej osoby, ograniczamy je do niezbędnych danych identyfikacyjnych, kontaktowych i organizacyjnych. Nie prosimy tej osoby o przekazywanie cudzej historii zdrowia. Osobę, której dane otrzymaliśmy pośrednio, informujemy o źródle, zakresie i zasadach przetwarzania najpóźniej przy pierwszym kontakcie, a w pozostałych przypadkach w terminie wymaganym art. 14 RODO, co do zasady do miesiąca, chyba że zastosowanie ma ustawowy wyjątek.
Przeglądarka przekazuje dane techniczne potrzebne do połączenia ze stroną, w tym adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz zdarzenia techniczne. Dodatkowy zakres danych zależy od uruchomionych funkcji i wyborów dotyczących cookies.
3. Cele i podstawy przetwarzania zwykłych danych
Kontakt dotyczący zawarcia umowy, rezerwacja, potwierdzenie terminu, wykonanie usługi, obsługa zakupionego vouchera i uzgodnionego programu lojalnościowego: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania przed zawarciem umowy na żądanie klienta i wykonanie umowy.
Pozostałe zapytania i bieżąca korespondencja: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi i prowadzenie kontaktu dotyczącego działalności. Na tej podstawie obsługujemy także niezbędne dane osoby obdarowanej, zanim sama podejmie działania w celu realizacji usługi.
Przyjęcie płatności i rozliczenie umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Prowadzenie wymaganej dokumentacji podatkowej i księgowej oraz spełnianie obowiązków wobec uprawnionych organów: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z mającymi zastosowanie przepisami holenderskimi, w tym przepisami podatkowymi.
Rozpatrywanie odstąpień, reklamacji i zwrotów: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie wykonania ustawowych obowiązków także lit. c. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest ochrona praw w konkretnej sprawie. Dla danych o zdrowiu konieczna jest dodatkowo podstawa z art. 9 RODO opisana poniżej.
Zapewnienie bezpieczeństwa strony i obsługi, wykrywanie nadużyć oraz niezbędne zapisy techniczne: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem jest ochrona danych, użytkowników i działania usług.
Newsletter opieramy na zgodzie zgodnie z punktem 8. Technologie internetowe opisuje punkt 9.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych rzeczywiście potrzebnych do rezerwacji, wykonania umowy lub rozliczenia możemy nie być w stanie zrealizować danej czynności. Nie wymagamy danych zbędnych. Zgoda marketingowa nie jest warunkiem skorzystania z usługi.
4. Ankiety i dane dotyczące zdrowia
Przed pierwszym masażem klient otrzymuje informację o przetwarzaniu danych i możliwość udzielenia odrębnej, wyraźnej zgody na przetwarzanie niezbędnych danych dotyczących zdrowia. Wypełnia odpowiednią ankietę na miejscu w Gabinecie, papierowo albo elektronicznie na urządzeniu Gabinetu. Przed kolejną usługą aktualizujemy informacje istotne dla jej bezpieczeństwa. Zakres pytań dostosowujemy do wybranej usługi.
Celem jest ustalenie przeciwwskazań i ograniczeń, uzgodnienie zakresu usługi oraz zapisanie niezbędnych ustaleń dotyczących bezpieczeństwa. Mogą to być istotne dla konkretnej usługi informacje o urazach, dolegliwościach, przebytych zabiegach, ciąży, alergiach lub lekach. Nie wymagamy pełnej historii chorób, pełnej listy leków, numeru BSN, kopii dokumentu tożsamości ani pełnej dokumentacji medycznej.
Podstawą przetwarzania jest wyraźna zgoda: art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Zgoda na dane o zdrowiu jest odrębna od zgody na masaż lub inną usługę, akceptacji regulaminu i zgody marketingowej. Ankieta nie służy do diagnozowania. Usługi wellness nie zastępują konsultacji lekarskiej, diagnozy ani leczenia.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie osobiście, pisemnie lub e-mailem na adres Gabinetu, bez podawania przyczyny. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Jeżeli bez określonej informacji nie można bezpiecznie wykonać usługi, wyjaśniamy, jaka informacja jest potrzebna i dlaczego; może być konieczne ograniczenie zakresu, odroczenie lub odmowa usługi. Odmowa przechowywania informacji na potrzeby nieokreślonych przyszłych wizyt nie oznacza automatycznej odmowy bieżącej usługi.
Ankiet nie zbieramy przez stronę internetową, e-mail ani komunikatory. Prosimy nie wysyłać wypełnionych ankiet, ich zdjęć ani dokumentacji medycznej przez te kanały. Służą one do kontaktu organizacyjnego.
Gdy informacje o zdrowiu są potrzebne do rozpatrzenia reklamacji lub innej konkretnej sprawy, najpierw uzgadniamy odpowiednio zabezpieczony sposób ich przekazania. Sama wiadomość wysłana z własnej inicjatywy nie stanowi automatycznie wyraźnej zgody na każde dalsze użycie danych.
5. Przechowywanie i dostęp do ankiet
Dokumentację papierową przechowujemy w Gabinecie w zamykanej szafce, zabezpieczonej przed dostępem osób nieupoważnionych. Dokumentację elektroniczną przechowujemy lokalnie na zabezpieczonym urządzeniu Gabinetu, bez synchronizacji z chmurą i bez współdzielonych folderów. Bieżący dostęp do obu form dokumentacji ma wyłącznie Marta Chmiel.
Nie przekazujemy ankiet innym klientom ani osobom współprowadzącym warsztaty lub spotkania grupowe. Nie umieszczamy ich w systemie rezerwacji, bazie newslettera ani narzędziach marketingowych. Opisany sposób przechowywania ankiet nie obejmuje przekazywania ich poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Wyjątkowe udostępnienie konkretnych informacji uprawnionemu organowi lub osobie pomagającej w konkretnej sprawie prawnej wymaga właściwej podstawy prawnej i ograniczenia danych do niezbędnego zakresu. Jeżeli dane o zdrowiu są rzeczywiście niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO. Nie stanowi to podstawy do rutynowego udostępniania wszystkich ankiet.
6. Jak długo przechowujemy dane
Ankiety i dane o zdrowiu: przez czas realizacji wizyty albo wcześniej uzgodnionego konkretnego cyklu wizyt. Cykl oznacza uzgodnioną serię; sama możliwość kolejnej rezerwacji nim nie jest. Po zakończeniu wizyty lub cyklu usuwamy dane bez zbędnej zwłoki. Wyjątkiem są konkretne informacje niezbędne w związku ze zgłoszonym zdarzeniem, reklamacją lub konkretnym roszczeniem albo wymagane prawem. Wówczas dokumentujemy podstawę i potrzebny zakres dalszego przechowywania, a dane usuwamy po ustaniu tej podstawy. Wycofanie zgody kończy przetwarzanie oparte na zgodzie, ale nie wyłącza odrębnej, rzeczywiście mającej zastosowanie podstawy prawnej.
Zapytania, które nie zakończyły się zawarciem umowy: do zamknięcia sprawy, a jeżeli potrzebna jest dalsza ciągłość kontaktu lub udokumentowanie ustaleń, nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia korespondencji. Dane zbędne usuwamy wcześniej.
Zwykłe dane rezerwacyjne i organizacyjna historia wizyt: przez czas obsługi umowy, następnie maksymalnie przez 2 lata od ostatniej usługi, tylko w zakresie potrzebnym do wyjaśnienia ustaleń i rozliczenia współpracy. Zasada ta nie obejmuje danych o zdrowiu ani dokumentów objętych odrębnym obowiązkiem podatkowym. Sam upływ dwóch lat nie zastępuje oceny, czy dane nadal są potrzebne.
Vouchery i program lojalnościowy: przez okres ważności i realizacji uprawnień, następnie do zakończenia ich rozliczenia. Dane potrzebne do podatków lub konkretnego sporu podlegają odrębnym zasadom opisanym poniżej.
Dokumentacja podatkowa i księgowa: przez okres wynikający z prawa holenderskiego, zasadniczo 7 lat, z uwzględnieniem zasad liczenia tego okresu i szczególnych obowiązków, jeżeli dotyczą danej dokumentacji. Ten obowiązek nie oznacza przechowywania przez 7 lat ankiet zdrowotnych.
Reklamacje, spory i roszczenia: przez czas rozpatrywania konkretnej sprawy, a następnie tylko w zakresie i przez czas potrzebny do ochrony praw, z uwzględnieniem właściwego terminu przedawnienia, jego przerwania lub zawieszenia oraz toczącego się postępowania. Dane o zdrowiu pozostają objęte szczególną zasadą wskazaną na początku tego punktu.
Newsletter: do wycofania zgody lub zakończenia wysyłki. Po rezygnacji możemy zachować ograniczony zapis zgody i jej wycofania oraz adres na liście wyłączeń, jeżeli jest to potrzebne do wykazania przestrzegania prawa i zapobiegania ponownej wysyłce. Nie wykorzystujemy tego zapisu do reklamy. Podstawą dokumentowania wymaganej rozliczalności jest art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO; ochrony przed konkretnym roszczeniem — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Potrzebę zachowania takiego zapisu okresowo weryfikujemy.
Dane techniczne: przez okres niezbędny do obsługi połączenia, bezpieczeństwa i wyjaśnienia wykrytych incydentów. Czas działania poszczególnych cookies i podobnych technologii opisuje ich wykaz w Polityce plików cookies. Dane służące konkretnemu incydentowi zachowujemy do jego wyjaśnienia i zakończenia koniecznych działań. Te same zasady dotyczą dokumentacji papierowej i elektronicznej. Po ustaniu podstawy przechowywania papier niszczymy w sposób uniemożliwiający odczyt, a dokumentację elektroniczną i zbędne kopie usuwamy. Dane zwykłe mogą zostać zamiast tego nieodwracalnie zanonimizowane, tak aby nie pozwalały już na identyfikację osoby.
7. Dostawcy i inni odbiorcy danych
Gabinet prowadzi Marta Chmiel. Obsługa strony i korespondencji wiąże się jednak z przetwarzaniem zwykłych danych przez dostawców technologii: Wix w zakresie infrastruktury strony i używanych funkcji oraz Google w zakresie poczty Gmail. Nie oznacza to przekazywania tym dostawcom ankiet zdrowotnych.
Odbiorcami danych potrzebnych do konkretnej czynności mogą być także bank i operator wybranej metody płatności, dostawca narzędzia do realizacji zamówionej sesji online lub newslettera, dostawcy wsparcia technicznego oraz obsługi księgowej i prawnej — wyłącznie jeśli uczestniczą w tej obsłudze i w zakresie niezbędnym do jej wykonania. Organy publiczne otrzymują dane, gdy mają odpowiednie uprawnienie. Ograniczenia dotyczące ankiet i danych o zdrowiu określa punkt 5.
Podmioty działające na nasze zlecenie przetwarzają dane na podstawie wymaganych uzgodnień i naszych instrukcji. Niektórzy odbiorcy, np. bank lub operator platformy społecznościowej w zakresie własnych celów, działają jako odrębni administratorzy. Dokładna rola zależy od danej usługi i sposobu jej wykorzystania. Nie sprzedajemy danych osobowych.
8. Newsletter oraz oddzielne zgody
Newsletter i informacje promocyjne wysyłamy po dobrowolnym zapisie i udzieleniu zgody. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO wraz z właściwymi wymaganiami holenderskiej Telecommunicatiewet. Przetwarzamy adres e-mail oraz zapis udzielenia i wycofania zgody. Zgoda na newsletter jest niezależna od rezerwacji, ankiety i płatności.
Rezygnacja jest możliwa w każdej chwili przez link w wiadomości lub kontakt na martas.wellness@gmail.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Wiadomości niezbędne do obsługi zamówionej wizyty nie wymagają zgody marketingowej.
Akceptacja regulaminu nie oznacza zgody na nagrywanie sesji, publikację wizerunku ani wykorzystanie opinii w reklamie. Jeżeli planujemy takie działanie wymagające zgody, wcześniej przedstawiamy osobno jego cel, zakres i odbiorców oraz prosimy o odpowiednią zgodę. Odmowa nie wpływa na możliwość skorzystania z usługi.
9. Strona internetowa i cookies
Strona korzysta z infrastruktury Wix. Niezbędne dane techniczne służą udostępnieniu i zabezpieczeniu strony. Podstawą przetwarzania danych osobowych w tych celach jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Cookies konieczne do transmisji lub udostępnienia funkcji wyraźnie zamówionej przez użytkownika mogą działać bez zgody w granicach holenderskich przepisów. Wyjątek może obejmować również ograniczoną analitykę wyłącznie wtedy, gdy spełnia ustawowe warunki i nie wpływa lub tylko nieznacznie wpływa na prywatność. Sama nazwa kategorii „analityczne” nie przesądza o takim wyjątku.
Technologie śledzące i pozostałe technologie wymagające zgody mogą być uruchamiane dopiero po jej udzieleniu. Dla związanych z nimi danych osobowych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Użytkownik może odmówić zgody, wybrać kategorie i później ją wycofać przez ustawienia zgód na stronie. Wycofanie nie wpływa na wcześniejsze zgodne z prawem działania. Samo przeglądanie strony nie stanowi zgody.
Nazwy faktycznie używanych technologii, ich dostawców, cele, okresy działania i sposób zmiany zgód przedstawia osobna Polityka plików cookies: www.martaswellness.com/polityka-plikow-cookies. Informacje o analityce lub reklamie odnoszą się tylko do narzędzi faktycznie uruchomionych na stronie.
10. Media społecznościowe i sesje online
Kontakt przez WhatsApp, Messenger, Facebook lub Instagram oznacza także korzystanie z usług ich operatorów, w szczególności podmiotów z grupy Meta. Treść wiadomości i dane profilu wykorzystujemy do obsługi sprawy. Operatorzy przetwarzają dane również na zasadach opisanych w ich własnych politykach. Samo odesłanie do tych polityk nie wyłącza odpowiedzialności Gabinetu za jego własne przetwarzanie.
Link do serwisu zewnętrznego odsyła do osobnej strony. Osadzony odtwarzacz, wtyczka lub inne aktywne połączenie z zewnętrzną platformą może przekazywać dane już przy uruchomieniu danego elementu; obowiązują wtedy odpowiednie zasady informowania i zgód.
Przy usługach online przetwarzamy dane potrzebne do umówienia i przeprowadzenia sesji oraz połączenia z klientem. Informację o używanym narzędziu i związanym z nim przetwarzaniu udostępniamy przed skorzystaniem z niego. Nie należy przesyłać przez takie narzędzia ankiet zdrowotnych; ankiety pozostają objęte zasadami z punktów 4–6.
11. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Lokalne przechowywanie ankiet w Gabinecie należy odróżnić od działania strony, poczty i platform komunikacyjnych. Dostawcy tych usług mogą korzystać z infrastruktury poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych; Wix wskazuje także m.in. Izrael.
Transfer wymaga mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO. Może nim być decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony, a przy jej braku — standardowe klauzule umowne i wymagane dodatkowe zabezpieczenia. W przypadku USA decyzja dotycząca EU–US Data Privacy Framework ma zastosowanie tylko do odbiorców objętych tym mechanizmem i danych w zakresie ich certyfikacji; nie obejmuje automatycznie każdego amerykańskiego dostawcy.
Informację o mechanizmie dotyczącym konkretnego odbiorcy oraz kopię stosowanych zabezpieczeń lub wskazanie miejsca ich udostępnienia można uzyskać pod adresem martas.wellness@gmail.com. Dokumenty mogą wymagać usunięcia informacji chronionych prawami innych osób. Korzystanie ze strony lub akceptacja regulaminu nie oznacza ogólnej zgody na transfery pozbawione wymaganej podstawy.
12. Prawa i sposób zgłoszenia wniosku
W granicach RODO przysługują prawa dostępu i otrzymania kopii danych, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo przenoszenia dotyczy danych dostarczonych przez osobę, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Prawa te nie zawsze oznaczają natychmiastowe usunięcie wszystkich informacji, np. dokumentów objętych obowiązkiem podatkowym.
Można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu. Wówczas kończymy takie przetwarzanie, chyba że wykażemy podstawy wymagane art. 21 RODO lub konieczność ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy — danych nie używamy dalej w tym celu.
Zgodę można wycofać w każdej chwili. Wniosek dotyczący danych można złożyć e-mailem na martas.wellness@gmail.com, pisemnie lub osobiście w Gabinecie. Nie trzeba przesyłać w tym celu ankiety ani opisywać stanu zdrowia. Przy uzasadnionych wątpliwościach co do tożsamości prosimy jedynie o informacje niezbędne do jej potwierdzenia; nie wymagamy rutynowo kopii dokumentu tożsamości.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Gdy pozwala na to RODO ze względu na złożoność lub liczbę wniosków, termin może zostać przedłużony o maksymalnie dwa kolejne miesiące; o przedłużeniu i przyczynach informujemy w pierwszym miesiącu. Realizacja jest co do zasady bezpłatna. Przy żądaniach oczywiście nieuzasadnionych lub nadmiernych stosujemy jedynie środki dopuszczone art. 12 ust. 5 RODO.
Skargę można złożyć do Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl, lub innego właściwego organu, w szczególności w państwie zwykłego pobytu, miejsca pracy albo domniemanego naruszenia. Wcześniejszy kontakt z Gabinetem nie jest warunkiem skargi. Zachowane pozostaje prawo do ochrony sądowej.
13. Osoby niepełnoletnie
W przyjętym modelu przetwarzania ankiet opartym na zgodzie, dla osoby poniżej 16 lat zgodę udziela uprawniony przedstawiciel ustawowy. Od ukończenia 16 lat osoba co do zasady samodzielnie wyraża zgodę dotyczącą swoich danych. Dziecko, które ukończyło 12 lat, może samodzielnie wycofać zgodę. Prawa dziecka poniżej 12 lat wykonuje przedstawiciel ustawowy; w wieku 12–15 lat mogą je wykonywać zarówno dziecko, jak i przedstawiciel zgodnie z UAVG.
Informacje wyjaśniamy w sposób dostosowany do wieku i rozumienia dziecka. Zasady zgody na dane osobowe nie zastępują wymagań dotyczących zgody na samą usługę, obecności opiekuna i ograniczeń wiekowych określonych w regulaminie.
14. Bezpieczeństwo i decyzje dotyczące klienta
Ograniczamy dostęp oraz zakres zbieranych danych, zabezpieczamy urządzenia i konta, chronimy dokumentację papierową oraz usuwamy dane, które nie są już potrzebne. Środki dobieramy do ryzyka, ze szczególnym uwzględnieniem informacji o zdrowiu. Szczegółowe zasady przechowywania ankiet opisano w punkcie 5.
Rezerwacje zatwierdza Marta Chmiel. Nie podejmujemy wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływały. Nie wykorzystujemy ankiet do automatycznej diagnozy ani profilowania marketingowego.
15. Aktualizacje polityki
Politykę aktualizujemy przy zmianie rzeczywistego sposobu przetwarzania lub wymagań prawnych. Aktualny tekst i datę udostępniamy na stronie. Jeżeli zmiana wymaga dodatkowej informacji przed rozpoczęciem nowego przetwarzania albo nowej zgody, przekazujemy taką informację i uzyskujemy wymaganą zgodę. Sama zmiana treści polityki nie zastępuje podstawy prawnej.